Föreningen skall varje år hålla en årsstämma som alla medlemmar kallas till. Vanligtvis brukar stämman i Brf Häggen hållas i maj och enligt stadgarna ska föreningsstämman hållas innan juni månads utgång. I särskilda fall kan det behöva hållas enextrastämma, om t.ex. en särskild, större fråga ska avgöras eller vid stadgeändring.
Redogörelse
Vid årsstämman redogörs för årsredovisningen och revisorernas granskning av ekonomin.
Röster
Varje hushåll eller lägenhet har en röst. Sambor delar alltså på en röst. Äger man flera lägenheter, har man också bara en röst.
Styrelse
Man väljer också styrelsemedlemmar för nästkommande år. Styrelseledamöter och suppleanter väljs för ett år i taget. Styrelsen kan ha mellan tre till fem ordinarie ledamöter och minst en och högst tre suppleanter.
Motioner
Det är bara till ordinarie föreningsstämma som motioner kan lämnas. Eftersom alla ärenden som ska tas upp på stämman måste vara med i kallelsen är det viktigt att styrelsen får in motioner från medlemmarna i god tid innan kallelsen ska gå ut (enligt stadgarna innan den sista februari).
Styrelsen bör lämna sitt svar på motionerna. Styrelsen har ofta information och kunskap om sådant som motionerna handlar om. Styrelsen kan rekommendera medlemmarna att antingen bifalla, avslå eller anse motionen besvarad beroende på vilken information som styrelsen har.
Kommer det in motioner efter det datum som styrelsen har satt kan de inte följa med kallelsen och därför inte heller tas upp på stämman.
Så skriver du en motion:
Rubrik
Skriv en tydlig och sammanfattande rubrik som säger vad motionen handlar om. Den skall kunna användas i föredragningslistan till föreningsstämman och protokollet från föreningsstämman.
Sammanfattning
Skriv en kort introduktion av problemet samt rekommendation till lösning.
Bakgrund
Beskriv anledningen till att du skriver detta förslag till föreningsstämman. Tydliggör problemet och behovet av lösning:
– Vad är anledningen till att denna motion behöver ställas?
– Ange vilka bakgrundsfakta som är viktiga i sammanhanget.
– Beskriv eventuella möjligheter och hinder.
Motivering
Beskriv problemet i frågan. Varför finns det ett behov för medlemmarna att anta motionen? Diskutera även vilka eventuella hinder som kan komma att uppstå.
Bedömning
Föreslå en lösning på frågan och diskutera hur lösningen svarar mot behovet. Lämna förslag på eventuella riktlinjer för genomförandet samt om möjligt förslag på alternativa genomföranden.
Förslag till beslut, yrkande
Vad exakt ska beslutas enligt din rekommendation?
Försök att formulera dig exakt såsom du vill att det sedan ska stå i stämmoprotokollet, så att det inte finns någon risk för missförstånd eller feltolkningar av din formulering (extremt viktig punkt).
Skriv till exempel:
Jag föreslår föreningsstämman besluta:
– att…
– att…
Önskemål om hur motionen ska behandlas och generell information.
Skriv ett par rader till styrelsen om hur du önskar att motionen ska behandlas och/eller eventuellt meddelande om du vill bli kontaktad av styrelsen ifall styrelsen har något bättre förslag som du kanske kan acceptera. Styrelsen har kanske information och kunskap om det motionen handlar om och kan kanske föreslå en bättre eller alternativ lösning som kanske gynnar grundtanken av motionen.
Undertecknande
Underteckna motionen med ditt namn och ditt lägenhetsnummer. Du måste vara medlem i föreningen för att kunna skriva en motion (båda i hushållet är kanske inte medlemmar/ägare till bostadsrätten).
Skicka motionen
Lämna motionen i föreningens brevlåda innan den sista februari (enligt stadgarna).
Ur stadgarna:
Föreningsstämma
30§
Ordinarie föreningsstämma hålls årligen före juni månads utgång.
Extra stämma hålls då styrelsen eller då revisor finner skäl därtill eller då minst 1/10 av samtliga röstberättigade skriftligen begärt det hos styrelsen med angivande av ärende, som önskas
behandlat.
32§
På ordinarie stämma skall förekomma:
- Stämmans öppnande.
- Val av ordförande vid stämman och val av protokollförare.
- Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar och röstlängd.
- Val av två personer att jämte ordföranden att justera protokollet.
- Prövning om stämman blivit behörigen sammankallad.
- Godkänna förslag till dagordning.
- Framläggande av styrelsens årsredovisning.
- Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse.
- Beslut angående
(a) fastställelse av resultaträkning och balansräkning.
(b) dispositioner beträffande föreningens resultat enligt fastställd balansräkning. - Beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
- Fastställande av arvoden åt styrelse, och revisor.
- Beslut om antal styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, revisorer och valberedning som skall väljas.
- Val av styrelseledamöter och suppleanter.
- Val av revisorer och revisorssuppleanter.
- Val av valberedning.
- Övriga ärenden som angivits i kallelsen till stämman.
- Stämmans avslutande.
På extra föreningsstämma skall utöver ärenden enligt punkt 1–6 ovan endast förekomma de ärenden för vilka stämman blivit utlyst och vilka angetts i kallelsen till stämman.
33§
Kallelse till föreningsstämma skall innehålla uppgift om vilka ärenden som skall behandlas på stämman. Kallelse skall ske till samtliga medlemmar genom utdelning eller genom postbefordran
senast två veckor före ordinarie och senast en vecka före extra stämma, dock tidigast 4 veckor före stämman.
Andra meddelanden till medlemmarna delges genom anslag på lämplig plats inom föreningens fastighet eller genom postbefordran.
34§
Vid föreningsstämma har varje medlem en röst. Om flera medlemmar har en bostadsrätt gemensamt har de endast en röst tillsammans. Innehar medlem flera bostadsrätter i bostadsrättsföreningen har medlemmen endast en röst.
Röstberättigad är endast den medlem som fullgjort sina förpliktelser mot föreningen.
Fysisk person får utöva sin rösträtt genom ombud. Endast medlemmens make, närstående, sambo eller annan medlem får vara ombud. Ingen får som ombud företräda mer än en medlem.
Ombud skall förete skriftlig dagtecknad fullmakt. Fullmakten gäller högst ett år från utfärdandet.
Alla omröstningar vid föreningsstämma sker öppet, om inte närvarande röstberättigad medlem begär sluten omröstning.
Medlem kan vid föreningsstämma medföra högst ett biträde. Endast medlemmens make, närstående, eller annan medlem får vara biträde. Undantag gäller dock för sakkunnig som styrelsen gett i uppdrag att vara stämmoordförande, eller att bidra med sakkunskap i en fråga som ska behandlas av stämman.
Med närstående avses i tredje och femte styckena förutom make eller sambo, föräldrar, syskon och barn.
35§
Protokoll vid föreningsstämma skall föras av den ordföranden utsett därtill.
I fråga om protokollets innehåll gäller:
- Protokoll skall föras i nummerföljd och förvaras betryggande
- Röstlängden skall tas in i eller biläggas protokollet
- Stämmans beslut skall föras in i protokollet
Om omröstning har skett skall resultatet anges i
protokollet.
Senast tre veckor efter föreningsstämman skall det justerade protokollet hållas tillgängligt hos föreningen för medlemmarna.